A gestão do tempo é um processo de priorização e organização de tarefas que envolve seu planejamento e execução voltados ao melhor aproveitamento do tempo investido nelas, o que resulta em maior produtividade e eficiência.
Não existe a gestão do tempo, e sim gestão no tempo!
Esse tempo é dividido em três;
Saudosos, os que vivem no passado pois naquele momento ele obteve sucesso, e vivem relembrando do tempo que passou;
Ansiosos, os que são preocupados com o dia de amanhã, ou seja, se preocupa por uma coisa que ainda não aconteceu, vivem do futuro, e claro esquecem do presente.
E ainda o tempo atual, o qual queremos falar de gestão no tempo, ou planejamento do tempo para ser mais produtivo.
Desta forma, podemos dizer que gestão no tempo é um conjunto de técnicas usado para aprimorar a realização de tarefas, de modo que a produtividade e a eficiência sejam mantidas.
O gerenciamento do tempo, portanto, consiste na adoção de uma série de processos e ferramentas que auxiliam o cumprimento de atividades e projetos, dentro dos prazos estabelecidos e com resultados satisfatórios.
Quando você administra melhor o seu tempo, consequentemente, aumenta seu rendimento.
Como fazer uma boa gestão do tempo?
Planeje sua rotina, quando planejamos, temos mais chances de aumentar nossa produtividade e conquistar os resultados esperados, quando ocorre isso, sensação de dever cumprido é muito satisfatória, e importante para sua empresa.
Definição de metas:
Elas contribuem com o foco e, quando atingidas, promovem a sensação de dever cumprido. As metas precisam ser factíveis, mesmo que sua diretoria as estipulou, avalie, pois se você aceitou deverá cumprir. Se o desafio da meta é mirabolante, pode trazer frustação e até custar seu emprego.
Prazos:
No mundo corporativo os prazos são essenciais para o crescimento ou sobrevivência da empresa. Quando pactuado devemos cumprir, se esse é um assunto que lhe causa dor de cabeça, é melhor se acostumar. Afinal, é impossível viver sem datas e horários para cumprir.
Agendamentos;
Você é daqueles que confiam sempre na memória? Se respondeu sim, sinto que você tem problemas, pois a rotina de agendamentos e retornos sem auxílio de agenda, anotações ou app de controles de agendamentos, fica quase impossível trabalhar com tudo na cabeça. Avalie e reveja se você está atendendo as demandas, seja humilde e reveja sua posição, afinal você é um ser humano.
Faça mais escolhas:
É claro que todas as tarefas são deveres e não podem ser deixados de lado, mas, certamente, com habilidade e transparência você consegue ajustar dentro de seu cronograma de entrega, classificando os deveres em níveis emergenciais, padrão, e longo prazo. Não se trata de adiar a entrega, mas sim de organizar a entrega a atender a todos.
Priorize as tarefas:
Não importa a quantidade de horas que trabalhamos para atender as demandas de nossa responsabilidade. O importante é sempre nos organizarmos e realizar a tarefa dentro do prazo, logo priorize em primeiro plano as tarefas emergenciais e mantenha um ritmo para as menos importantes. Não esqueça de objetivar o sucesso, é por ele que trabalhamos.
Delegue tarefas, ou peça ajuda:
Se sua empresa não percebe que você está atolado e não vai conseguir entregar, delegue ao seu colega algumas tarefas e peça ajuda da sua empresa para revisar essa rotina. Importante é que você não deixe de entregar ou pedir apoio, antes do prazo se encerrar.
Fuja da procrastinação:
Infelizmente o ser humano tem esse problema. Preguiça ou procrastinação, onde a maioria das pessoas entrega as suas tarefas somente ao final tempo.
Para que não ocorra, você tem que se diferenciar e ter uma força mental acima da média, e manter-se no ritmo do planejado. Isso é um exercício mental diário contra o nosso corpo, seja determinado, sua mente é mais forte que seu corpo.
Organize as pausas:
A pausa durante a rotina é importante para realinhar seus pensamentos, respiração e o corpo, pois são da nossa natureza. Exemplo: se ficamos sentados muito tempo, há a indicação de a cada hora se levantar para circulação do sangue e retomar o equilíbrio.
De qualquer modo, essas pausas precisam ser estratégicas, para não perder o ritmo da entrega. No ambiente corporativo, existe o cafezinho para essa descarga, nunca deve perder o foco se excedendo com café e conversas improdutivas, pois isso poderá levar você a ruína da procrastinação, pois sempre é mais gostoso ficar falando com um colega, a ter que cumprir com sua responsabilidade com determinada atividade da empresa a qual você se comprometeu.
Atividade inesperadas:
Sempre pode existir um imprevisto ou obstáculo que não estava nos planos. Para prevenir que os contratempos não causem grandes problemas, o truque é sempre deixar uma “gordurinha” no tempo previsto para a realização de uma tarefa. O mais indicado é organizar-se para estar com suas responsabilidades de forma antecipada e, não se prejudicar com os prazos. Sabendo que imprevistos podem acontecer, se antecipe.
Multi-tarefas:
Ser capaz de assumir várias demandas e realizar atividades diferentes não é ruim, porém tome cuidado para não se atrapalhar. Geralmente com a sua boa vontade, você poderá ser visto como incompetente, se assumir mais coisas que pode entregar. Entendemos que a causa é nobre, podendo ser beneficiado com uma promoção, mas você precisa avaliar se realmente vale a pena assumir esse risco. Empresas são feitas de pessoas e para ela funcionar precisa de um time, sozinho ninguém vence!
Identificando os ladrões de tempo:
- Interrupções frequentes com assuntos fora do foco;
- Procrastinação, adiando a ação pois ainda temos tempo;
- Reuniões desnecessárias, assuntos intermináveis que não levam a lugar nenhum. Reuniões internas acima de 30 minutos são perda de tempo;
- Redes sociais e internet, são planejadas para entretê-lo o maior tempo possível, cabe a você entender isso, e não ficar envolvido demasiadamente. Pense que o tempo passado não voltará.
Como fazer gestão do tempo para melhor eficiência de processos?
Nosso objetivo é aplicar a gestão do tempo para melhorar a eficiência na realização de sua tarefa, tenha em mente que os resultados não aparecem de uma hora para outra. A regra para realização é manter um ritmo constante, planejamento aferido, foco no projeto, inteligência e força mental, olhando para o objetivo ora estipulado.
A realização, a entrega dos objetivos e metas alcançadas são as garantias de conseguirmos as tão almejadas VITÓRIAS!
Sucesso a todos!
ALPHA SECURE, evoluindo pessoas!
Maio/2024
