O serviço de atendimento, aparentemente é simples de se entender e fácil de realizar, porém quando se detalha um pouco o modelo da operação do atendimento, vemos que existem problemas a serem resolvidos e começam as dificuldades.
O serviço de atender, dentro de nossa realidade acontece com porteiros, controladores de acesso, recepcionista e atendentes. Para estes profissionais usamos o nome de receptivos.
A carreira de um receptivo, apresenta tantos desafios quanto recompensas significativas, cada um contribuindo para o crescimento e satisfação profissional de quem escolhe esta via.
Desafios comuns na função:
- Aptidão para receber o público: Inicialmente para assumir o serviço o candidato deve saber que estará em contato com público e essa relação, que geralmente é gratificante, pode trazer algumas dificuldades de entendimento, logo se relacionar profissionalmente com pessoas será necessário ter aptidão, requisito imprescindível.
- Atenção constante: um dos maiores desafios é a necessidade de manter uma vigilância constante. O profissional deve estar sempre alerta para evitar qualquer tipo de risco ou ameaça à segurança;
- Gerenciamento de situações complexas: eles frequentemente enfrentam situações em que é necessário gerir conflitos ou lidar com indivíduos difíceis, exigindo paciência e habilidade de resolução de problemas;
- Adaptação às mudanças tecnológicas: com a constante evolução da tecnologia de segurança, manter-se atualizado com as novas ferramentas e sistemas pode ser um desafio.
Recompensas recebidas:
Apesar desses desafios, a carreira de um receptivo oferece várias recompensas:
- Contribuição para a segurança: um dos aspectos mais gratificantes é a sensação de contribuir para a segurança e bem-estar das pessoas nos locais onde trabalham;
- Oportunidades de crescimento profissional: com experiência e formação contínua, há oportunidades significativas de avanço na carreira, incluindo posições de liderança e especialização;
Fatores Importantes no Atendimento
- Organização: Para prestar um bom atendimento o funcionário tem que mostrar que tem total controle da situação, sabendo administrar, controlar e organizar seus recursos de forma eficaz, de acordo com as necessidades dos clientes.
- Resolução dos problemas: Quando uma determinada tarefa é terceirizada é porque a empresa não quer ter problemas com relação a essa tarefa e precisa de fornecedores que atendam suas necessidades com muita eficiência propondo melhorias, para que os problemas não interfiram em seu processo produtivo.
- Foco no cliente: O cliente tem que ser tratado de forma exclusiva, ele quer ser notado, quer que seu fornecedor o atenda com qualidade, rapidez, segurança e tenha garantia de que seu problema será solucionado.
De fato, que a regra básica para fazer o serviço de atendimento ou receptivo o profissional precisa ter motivações, que vão desde o salário que recebe, a empresa que trabalha, a maneira que é reconhecido, mas o mais importante é gostar de fazer o que faz, assim deve fazê-lo da melhor forma possível.
Pensando em facilitar a vida do atendente de portaria, recepção e controladores de acesso, treinamos uma regra, quase um mantra, que se realizada o profissional se sairá bem dentro do seu trabalho. Essa regra chamamos de ICAL.
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Identificar:
- Faça a identificação individual da pessoa;
- Sendo morador, ou tendo cartão de liberação, somente cumprimente a pessoa, com respeito e formalidade;
- Se não é morador, aguarde; ao chegar, cumprimente a pessoa com bom dia, boa tarde ou boa noite, sem excessos;
- Após a sua solicitação de acesso; ligue para a unidade que ele pediu para acessar e verifique se está liberado;
- Se sim, faça seu cadastro no sistema; se não consegue contato com a unidade, não autorize entrar;
- Para prestar um bom atendimento, o funcionário tem que mostrar que tem total controle da situação; sabendo administrar, controlar e organizar seus recursos de forma eficaz; nunca expor seu cliente (morador);
Anunciar:
- Entre em contato com o morador informando-o sobre a presença do visitante e da autorização de sua entrada ou não.
- Em caso de dúvida por parte do morador, solicite sua presença junto à portaria a fim de identificar o visitante pessoalmente ou através do sistema de CFTV ligado ao apartamento;
Cadastrar:
- Sendo autorizada sua entrada, anote os dados da pessoa em livro/sistema, e devolva seu documento agradecendo. (Vide procedimento do posto)
Liberar:
- Entregue para a pessoa o crachá de identificação ou autorização, caso seja norma do condomínio.
- Indique para essa pessoa o caminho a seguir dentro do condomínio;
Regra Básica: Identificação de Prestadores de Serviços
Prestadores de Serviços, funcionários eventuais, empresas de energia, gás, correios, é SEMPRE necessário a liberação realizando todo o procedimento de I.C.A.L.
Importante: A liberação de entrada de qualquer funcionário da empresa que esteja visitando o contrato ou posto de serviço, deve ser realizada através da Central Operacional, independente da hierarquia do visitante (Inspetor, Coordenador, Gerente, Diretor etc.)
Importante II: Liberações nunca devem ser realizada por terceiros ou crianças na unidade.
Nosso objetivo é facilitar a rotina dos receptivos nos postos de trabalhos e, dar dicas de como melhorar sua performance. Se trabalharmos com dedicação, profissionalismo e respeito, as oportunidades sempre aparecem.
ALPHA SECURE, evoluindo pessoas!
Junho/2024