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Receptivos, regra basica para atendimento – I.C.A.L.

O serviço de atendimento, aparentemente é simples de se entender e fácil de realizar, porém quando se detalha um pouco o modelo da operação do atendimento, vemos que existem problemas a serem resolvidos e começam as dificuldades.

O serviço de atender, dentro de nossa realidade acontece com porteiros, controladores de acesso, recepcionista e atendentes. Para estes profissionais usamos o nome de receptivos.

A carreira de um receptivo, apresenta tantos desafios quanto recompensas significativas, cada um contribuindo para o crescimento e satisfação profissional de quem escolhe esta via.

Desafios comuns na função:

  • Aptidão para receber o público: Inicialmente para assumir o serviço o candidato deve saber que estará em contato com público e essa relação, que geralmente é gratificante, pode trazer algumas dificuldades de entendimento, logo se relacionar profissionalmente com pessoas será necessário ter aptidão, requisito imprescindível.
  • Atenção constante: um dos maiores desafios é a necessidade de manter uma vigilância constante. O profissional deve estar sempre alerta para evitar qualquer tipo de risco ou ameaça à segurança;
  • Gerenciamento de situações complexas: eles frequentemente enfrentam situações em que é necessário gerir conflitos ou lidar com indivíduos difíceis, exigindo paciência e habilidade de resolução de problemas;
  • Adaptação às mudanças tecnológicas: com a constante evolução da tecnologia de segurança, manter-se atualizado com as novas ferramentas e sistemas pode ser um desafio.

Recompensas recebidas:

Apesar desses desafios, a carreira de um receptivo oferece várias recompensas:

  • Contribuição para a segurança: um dos aspectos mais gratificantes é a sensação de contribuir para a segurança e bem-estar das pessoas nos locais onde trabalham;
  • Oportunidades de crescimento profissional: com experiência e formação contínua, há oportunidades significativas de avanço na carreira, incluindo posições de liderança e especialização;

Fatores Importantes no Atendimento

  • Organização: Para prestar um bom atendimento o funcionário tem que mostrar que tem total controle da situação, sabendo administrar, controlar e organizar seus recursos de forma eficaz, de acordo com as necessidades dos clientes.
  • Resolução dos problemas: Quando uma determinada tarefa é terceirizada é porque a empresa não quer ter problemas com relação a essa tarefa e precisa de fornecedores que atendam suas necessidades com muita eficiência propondo melhorias, para que os problemas não interfiram em seu processo produtivo.
  • Foco no cliente: O cliente tem que ser tratado de forma exclusiva, ele quer ser notado, quer que seu fornecedor o atenda com qualidade, rapidez, segurança e tenha garantia de que seu problema será solucionado.

De fato, que a regra básica para fazer o serviço de atendimento ou receptivo o profissional precisa ter motivações, que vão desde o salário que recebe, a empresa que trabalha, a maneira que é reconhecido, mas o mais importante é gostar de fazer o que faz, assim deve fazê-lo da melhor forma possível.

Pensando em facilitar a vida do atendente de portaria, recepção e controladores de acesso, treinamos uma regra, quase um mantra, que se realizada o profissional se sairá bem dentro do seu trabalho. Essa regra chamamos de ICAL.



Identificar:

  • Faça a identificação individual da pessoa;
  • Sendo morador, ou tendo cartão de liberação, somente cumprimente a pessoa, com respeito e formalidade;
  • Se não é morador, aguarde; ao chegar, cumprimente a pessoa com bom dia, boa tarde ou boa noite, sem excessos;
  • Após a sua solicitação de acesso; ligue para a unidade que ele pediu para acessar e verifique se está liberado;
  • Se sim, faça seu cadastro no sistema; se não consegue contato com a unidade, não autorize entrar;
  • Para prestar um bom atendimento, o funcionário tem que mostrar que tem total controle da situação; sabendo administrar, controlar e organizar seus recursos de forma eficaz; nunca expor seu cliente (morador);

Anunciar:

  1. Entre em contato com o morador informando-o sobre a presença do visitante e da autorização de sua entrada ou não.
  2. Em caso de dúvida por parte do morador, solicite sua presença junto à portaria a fim de identificar o visitante pessoalmente ou através do sistema de CFTV ligado ao apartamento;

Cadastrar:

  1. Sendo autorizada sua entrada, anote os dados da pessoa em livro/sistema, e devolva seu documento agradecendo. (Vide procedimento do posto)

Liberar:

  1. Entregue para a pessoa o crachá de identificação ou autorização, caso seja norma do condomínio.
  2. Indique para essa pessoa o caminho a seguir dentro do condomínio;

Regra Básica: Identificação de Prestadores de Serviços

Prestadores de Serviços, funcionários eventuais, empresas de energia, gás, correios, é SEMPRE necessário a liberação realizando todo o procedimento de I.C.A.L.

Importante:  A liberação de entrada de qualquer funcionário da empresa que esteja visitando o contrato ou posto de serviço, deve ser realizada através da Central Operacional, independente da hierarquia do visitante (Inspetor, Coordenador, Gerente, Diretor etc.)

Importante II: Liberações nunca devem ser realizada por terceiros ou crianças na unidade.

Nosso objetivo é facilitar a rotina dos receptivos nos postos de trabalhos e, dar dicas de como melhorar sua performance. Se trabalharmos com dedicação, profissionalismo e respeito, as oportunidades sempre aparecem.

ALPHA SECURE, evoluindo pessoas!
Junho/2024

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