Em 2021 o e-commerce registrou um crescimento de 26,9% em comparação a 2020, com um faturamento de mais de R$ 161 bilhões, com mais de 353 milhões de entregas. Esse cenário demonstra o quão comum se tornaram as compras pela internet, mas para os condomínios esse aumento gerou um novo problema, o acúmulo de encomendas nas portarias.
Alguns condomínios chegam a receber 100 encomendas por dia, de todo o tipo e tamanho. E é possível perceber o volume dentro das portarias, onde as encomendas costumam aguardar a retirada dos moradores.
Dentro deste entendimento, a portaria que é um posto fixo de segurança, fica sobrecarregada com diversas caixas a serem entregues para os condôminos. O desafio hoje está tanto no espaço da portaria, que acaba ficando pequeno para tanta encomenda, quanto para o profissional que recebe e entrega os produtos.
Muitas vezes, o profissional de segurança fica com essa responsabilidade e quando o volume é muito grande, acaba prejudicando o trabalho de preservar a vida e o patrimônio das pessoas, por exemplo. Ou seja, o novo hábito de consumo tem trazido alguns desafios de gestão para os condomínios.
Mas, afinal o que diz a legislação?
De acordo com a Lei Nº6538-78, é determinado que os responsáveis pelo edifício sendo eles administradores, gerentes, porteiros, zeladores ou empregados, são os credenciados a receber objetos de correspondência endereçado a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação.
Por mais que na legislação tenhamos diversos possíveis responsáveis, o ideal é providenciar uma maneira de ser mais direcionado para apenas uma pessoa, desta forma, evitam-se confusões e desentendimentos.
Uma dica que damos é levar o assunto para a assembleia e normatizar tudo no regimento interno do condomínio, com regras, condições e soluções para eventuais problemas.
Algumas delas para incluir no Regimento Interno são:
- Definir as medidas e valor máximo do objeto a receber;
- Passar a protocolar as mercadorias que deram entrada e saída;
- Optar por ter um espaço destinado apenas para armazenar as encomendas;
- Criar o processo para que os moradores comuniquem o porteiro referente ao recebimento de mercadorias;
- Definir prazo para a retirada da mercadoria;
- O condomínio pode nomear alguém EXCLUSIVO para receber e entregar as devidas correspondências (mensageiro);
- O condomínio poderá também instalar os chamados SMART LOCKERS.
Dicas para armazenar as encomendas de maneira eficiente
- Separar em caixas os blocos para armazenar as encomendas;
- Optar pelo espaço sendo próximo à guarita para armazenamento de encomendas e correspondências;
- Sempre usar o livro para controle de entrada e saída das encomendas, entregando para o morador responsável da unidade assinar;
- Se o condomínio estiver aberto a implantar novas tecnologias hoje em dia temos até sistema de controle de correspondências informatizado, onde fará a gestão, registro, controle e rastreabilidade das encomendas recebidas no condomínio em tempo real;
- Para os condomínios que possuem aplicativo, é indicado a função de comunicar a chegada das encomendas por aplicativo do condomínio.
Nós, do Grupo Alpha Secure incluímos em nossos treinamentos orientações claras aos colaboradores que forem atuar como porteiros, referente a como agir mediante a chegada de encomendas. Mais do que informar, é indispensável treinar.
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Blog confeccionado pela equipe de treinamento em Segurança da Alpha Secure.