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Como lidar com o excesso de encomendas na Portaria do condomínio?

Em 2021 o e-commerce registrou um crescimento de 26,9% em comparação a 2020, com um faturamento de mais de R$ 161 bilhões, com mais de 353 milhões de entregas. Esse cenário demonstra o quão comum se tornaram as compras pela internet, mas para os condomínios esse aumento gerou um novo problema, o acúmulo de encomendas nas portarias.

Alguns condomínios chegam a receber 100 encomendas por dia, de todo o tipo e tamanho. E é possível perceber o volume dentro das portarias, onde as encomendas costumam aguardar a retirada dos moradores.

Dentro deste entendimento, a portaria que é um posto fixo de segurança, fica sobrecarregada com diversas caixas a serem entregues para os condôminos. O desafio hoje está tanto no espaço da portaria, que acaba ficando pequeno para tanta encomenda, quanto para o profissional que recebe e entrega os produtos.

Muitas vezes, o profissional de segurança fica com essa responsabilidade e quando o volume é muito grande, acaba prejudicando o trabalho de preservar a vida e o patrimônio das pessoas, por exemplo. Ou seja, o novo hábito de consumo tem trazido alguns desafios de gestão para os condomínios.

Mas, afinal o que diz a legislação?

De acordo com a Lei Nº6538-78, é determinado que os responsáveis pelo edifício sendo eles administradores, gerentes, porteiros, zeladores ou empregados, são os credenciados a receber objetos de correspondência endereçado a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação.

Por mais que na legislação tenhamos diversos possíveis responsáveis, o ideal é providenciar uma maneira de ser mais direcionado para apenas uma pessoa, desta forma, evitam-se confusões e desentendimentos.

Uma dica que damos é levar o assunto para a assembleia e normatizar tudo no regimento interno do condomínio, com regras, condições e soluções para eventuais problemas.

Algumas delas para incluir no Regimento Interno são:

  • Definir as medidas e valor máximo do objeto a receber;
  • Passar a protocolar as mercadorias que deram entrada e saída;
  • Optar por ter um espaço destinado apenas para armazenar as encomendas;
  • Criar o processo para que os moradores comuniquem o porteiro referente ao recebimento de mercadorias;
  • Definir prazo para a retirada da mercadoria;
  • O condomínio pode nomear alguém EXCLUSIVO para receber e entregar as devidas correspondências (mensageiro);
  • O condomínio poderá também instalar os chamados SMART LOCKERS.

Dicas para armazenar as encomendas de maneira eficiente

  • Separar em caixas os blocos para armazenar as encomendas;
  • Optar pelo espaço sendo próximo à guarita para armazenamento de encomendas e correspondências;
  • Sempre usar o livro para controle de entrada e saída das encomendas, entregando para o morador responsável da unidade assinar;
  • Se o condomínio estiver aberto a implantar novas tecnologias hoje em dia temos até sistema de controle de correspondências informatizado, onde fará a gestão, registro, controle e rastreabilidade das encomendas recebidas no condomínio em tempo real;
  • Para os condomínios que possuem aplicativo, é indicado a função de comunicar a chegada das encomendas por aplicativo do condomínio.

Nós, do Grupo Alpha Secure incluímos em nossos treinamentos orientações claras aos colaboradores que forem atuar como porteiros, referente a como agir mediante a chegada de encomendas. Mais do que informar, é indispensável treinar.

Quer conhecer mais sobre nós? Entre em contato.

Blog confeccionado pela equipe de treinamento em Segurança da Alpha Secure.

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