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DEPARTAMENTO DE OPERAÇÕES DE UMA EMPRESA DE SEGURANÇA & SERVIÇOS.

Quando falamos em uma empresa de prestação de segurança, serviços ou terceirização, somente faz sentido se a proposta do serviço prestado ocorra com a busca contínua da qualidade e eficiência na entrega do serviço.

As áreas comerciais e marketing são especialistas em apresentar um serviço de qualidade, porém a estrutura de uma empresa de serviços, nasce no RH, e tem o coração, dentro do setor operacional, onde se forma a realidade ou consequência do serviço prestado pelo funcionário. Esses colaboradores produzem fisicamente os bens e serviços de uma organização trabalhando em tarefas específicas e essenciais para se atingir os objetivos da organização. Dito isso, detalhamos os responsáveis em manter o coração da empresa, garantindo a continuidade.

A área operacional é onde ocorre a organização do negócio, e o resultado final do que foi planejado. Sendo os responsáveis pela gestão dos recursos humanos, gestão de materiais, controle de viaturas, logística e facilitador do projeto de prestação de serviços. Dessa maneira, o departamento de operação é o que dá a forma final ao produto ou serviço do início ao final do contrato.

Responsável pelo desempenho, ritmo, organização dos processos, acompanhamento da equipe, preparação e administração dos funcionários, e ainda o relacionamento e atendimento aos funcionários e clientes. 

No setor operacional de uma empresa é praticamente a gestão do serviço, onde os seus gestores dominam a técnica do serviço oferecido, traduzindo-se na execução de rotinas, operações, atividades e procedimentos. O setor de operação é a base do organograma da empresa, que dá o suporte a organização no dia a dia.

No nível operacional as atividades dos trabalhadores, geralmente, são supervisionadas pelos fiscais, inspetores, supervisores, coordenadores e gerentes de operação, essa estrutura organizada, chamamos de gestão operacional.

Qual a rotina do gestor de operações?

O papel do gestor de operacional é supervisionar as atividades diárias de um departamento ou área, gerenciando com a eficiência de seus colaboradores. Esse processo envolve certificar-se de que os membros da equipe sob sua supervisão tenham os suprimentos (material carga) e recursos necessários para produzir os serviços ou produtos a eles solicitados.

O Gestor e o responsável pelo contrato e o mentor de seu comandado.

Estar presente, é acompanhar de perto o trabalho de uma pessoa de modo que as atividades sejam realizadas de forma satisfatória. Essa supervisão pode ser feita de forma online ou presencial, o que é importante que o chefe deve se fazer presente!

Atividades do Cargo: Supervisionar a área operacional, controlar as escalas de trabalho, verificar o preenchimento de check-list diário de atividades e processos operacionais, acompanhar a rotina da equipe e fazer relatórios diários dos serviços prestados, criar estratégias para diminuir o absenteísmo. Atuar com rotinas administrativas, prezando sempre pelo melhor custo-benefício da empresa, controle de documentação e planilhas. Resolver as demandas do seu funcionário é uma prática que sempre dá certo. Lembre-se: um funcionário que confia no chefe é sempre melhor para empresa e para o cliente.

Funções do gestor operacional:

  • Gestão da rotina operacional e de entregas de produtos e serviços;
  • Treinamento de novos contratados e monitoramento de desempenho de todos os funcionários;
  • Planejamento e aplicação de orçamentos e cronogramas de entrega de serviços e produtos;
  • Gestão de estoque e solicitação de compra de itens sempre que necessário;
  • Realização de planos operacionais e criar planos de ação melhorar a eficiência na produção de produtos ou prestação de serviços;
  • Definir metas de curto prazo para o setor e para funcionários individuais;
  • Gerenciar funcionários com baixo desempenho, com a ajuda do RH;
  • Supervisionar todas as comunicações de atendimento ao cliente e intervir, se necessário;
  • Propor processos ou políticas que podem ser melhoradas
  • Comunicar-se com a alta administração e relatar o progresso do departamento;
  • Análise das atividades quanto à qualidade e cumprimento de prazos, metas, etc;
  • Gestão do desperdício na produção e prestação de serviços;
  • Entre outras.

Habilidades para execução da gestão de operações:

  • Liderança: os supervisores de operações devem ser capazes de liderar e motivar com eficácia uma equipe de indivíduos. Isso envolve liderar pelo exemplo, definir metas alcançáveis ​​e inspirar os funcionários a trabalharem duro para o aprimoramento pessoal. Um líder operacional é capaz de agir com segurança, autoridade e trabalhar de forma autônoma.
  • Organização: as habilidades organizacionais envolvem a capacidade de equilibrar várias tarefas e projetos sem perder prazos ou negligenciar responsabilidades. Os supervisores de operações devem ser capazes de supervisionar e dirigir numerosos processos e funcionários de forma eficaz. Eles também devem ser capazes de cumprir suas promessas e entregar resultados no prazo.
  • Crítico: Líderes operacionais devem usar habilidades de pensamento crítico para resolver problemas e implementar melhorias. Eles devem ser capazes de considerar um problema e inovar em soluções criativas que aumentam a eficiência e abrem espaço para o progresso futuro. Alinhado com a visão da empresa o líder deve sempre enxergar na frente, observar obstáculos e desafios a serem superados e devem saber como lidar com contratempos.
  • Comunicação: os líderes operacionais devem passar grande parte do tempo direcionando funcionários e supervisionando projetos. Isso envolve a capacidade de treinar, ensinar, informar e criticar. Eles também devem ser capazes de ouvir ativamente e responder aos comentários dos outros. O contato deve ocorrer com os comandados e com seus clientes para entenderem se está atuando com satisfação.

Gestor operacional profissional

A seguir algumas dicas e estratégias para melhorar a prática de gestão de operação profissional, que todos deveriam aplicar, irão melhorar o seu desempenho operacional:

  1. Priorize o cliente: Esteja sempre em contato com o cliente para entender os objetivos do cliente, além de seu grau de satisfação. Sempre ajustar com o projeto da empresa de serviços, no qual você é o responsável.
  2. Aborde os problemas em sua origem: Visão 360º do serviço prestado, o líder que precisa se antecipar ao problema, ainda quando é pequeno, e agir rapidamente para não potencializar e deixar crescer. Nunca procrastine, pois isso volta para você resolver.
  3. Invista em novas tecnologias: Busque melhorias para seus comandados, a tecnologia na prestação de serviço e a ferramente que temos que buscar para aumentar a performance do serviço, invista em novos conhecimentos e busque aplicá-los.
  4. Simplifique processos: Nunca se acomode achando que tudo funciona bem, os processos na terceirização são dinâmicos e devem sempre passar por revisões e melhorias. Nunca entre na zona de conforto.
  5. Comunicar efetivamente: Uma comunicação eficaz permite que todas as partes trabalhem juntas sem mal-entendidos ou atrasos. Envie mensagens, coloque-se à disposição, aprenda a se comunicar com os clientes e funcionários.

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Fevereiro/2024

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